Privacyverklaring

Versie 1.0, van toepassing vanaf de datum van publicatie op deze website

In het kort

Deze samenvatting is niet bindend: alleen de artikelen hieronder gelden.

• De Software stuurt ons niets. Er is geen telemetrie en geen phone-home.
• De website plaatst geen trackingcookies. Bezoekersstatistieken meten we met Tracera, onze eigen cookieloze analytics, zonder opgeslagen IP-adres en zonder profielen.
• We verwerken alleen de gegevens die we nodig hebben om uw vragen te beantwoorden, evaluaties en bestellingen af te handelen, support te geven en de wet na te leven.
• We verkopen geen gegevens, maken geen profielen en gebruiken uw gegevens niet om AI-modellen te trainen.
• U kunt uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen via privacy@arnodiqa.com.

1. Wie is verantwoordelijk?

1.1 De verwerkingsverantwoordelijke is GoTrust bv, Morelgem 24b, 9520 Vlierzele (Sint-Lievens-Houtem), België, ondernemingsnummer 1037.576.138, btw BE1037.576.138, RPR Gent, afdeling Oudenaarde (GoTrust, wij).

1.2 Voor vragen over privacy: privacy@arnodiqa.com of per post aan het adres hierboven. GoTrust heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor haar activiteiten niet verplicht is.

1.3 Deze verklaring geeft de informatie die art. 13 en 14 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG) vereisen.

2. Uitgangspunten

2.1 De Software verwerkt niets voor ons. De Software stuurt geen gegevens naar GoTrust en maakt geen verbinding met GoTrust (art. 10 EULA). Logbestanden en crashrapporten blijven op uw systemen.

2.2 Supportbundels maakt en verstuurt u zelf. Voor de persoonsgegevens die erin staan, verwerken wij de gegevens in opdracht van uw onderneming, als verwerker (art. 3.6).

2.3 Geen trackingcookies. De website plaatst geen cookies of gelijkaardige technieken voor analyse, reclame of tracking. Bezoekersstatistieken meten we zonder cookies (art. 12.2). Gebruikt de website een cookie dat strikt noodzakelijk is om een door u gevraagde functie te leveren, zoals het onthouden van een taalkeuze, dan is daarvoor geen toestemming nodig (art. 10/2 wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens). Art. 12 beschrijft welke gegevens de website lokaal in uw browser bewaart.

2.4 Wij verkopen geen persoonsgegevens, maken geen profielen, nemen geen geautomatiseerde beslissingen in de zin van art. 22 AVG en gebruiken persoonsgegevens niet om AI-modellen te trainen.

3. Welke gegevens, waarom en hoe lang

3.1 Bezoek aan de website en downloads

• Gegevens: IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina of bestand, browser en besturingssysteem (user agent), verwijzende pagina.
• Doel: de website technisch leveren, misbruik en aanvallen opsporen en afweren.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website (art. 6, lid 1, f) AVG).
• Bewaring: 14 dagen, langer alleen voor de logregels van een concreet beveiligingsincident, zolang dat incident wordt onderzocht.
• Voor een download hoeft u zich niet te registreren.

3.2 Contact via het contactformulier of per e-mail

• Gegevens via het formulier: naam, onderneming, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), onderwerp (evaluatie, offerte, support of andere), uw bericht, de taal van het formulier, en het IP-adres en tijdstip van verzending.
• Gegevens per e-mail: naam, zakelijk e-mailadres, onderneming, functie (optioneel), uw bericht.
• Doel: uw vraag beantwoorden en opvolgen; bij een vraag naar een evaluatie of offerte die voorbereiden. Het IP-adres en het tijdstip gebruiken we alleen om misbruik en spam te weren (maximaal 5 berichten per uur per IP-adres).
• Rechtsgrond: voor een aanvraag van een evaluatie of offerte: maatregelen die op uw verzoek worden genomen vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b) AVG). Voor andere vragen en voor de bescherming tegen spam: ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden en het formulier te beveiligen (art. 6, lid 1, f) AVG).
• Bewaring: berichten via het formulier 12 maanden na het laatste contact, berichten per e-mail 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een evaluatie (art. 3.3) of overeenkomst (art. 3.4) uit volgt. Het IP-adres voor de spambescherming wordt na 1 uur verwijderd.
• Ontvangers: het formulier wordt verwerkt op onze eigen server in de Europese Unie en als e-mail afgeleverd in onze eigen mailbox. We gebruiken geen formulierdienst, geen captcha en geen andere derden.

3.3 Aanvraag van een evaluatielicentie

• Gegevens: naam, zakelijk e-mailadres, onderneming, land, en optioneel functie en beoogd gebruik. Naam, e-mailadres, onderneming en land zijn verplicht; zonder die gegevens kunnen we geen evaluatielicentie leveren en geen controle volgens de sanctieregels uitvoeren.
• Doel: de evaluatielicentie leveren, de sanctiecontrole van art. 3.7 uitvoeren, en u tijdens en kort na de evaluatie contacteren over uw ervaring.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de aanvraag van uw onderneming af te handelen en op te volgen (art. 6, lid 1, f) AVG). U kunt op elk ogenblik bezwaar maken tegen de opvolging; we contacteren u dan niet meer over de evaluatie.
• Bewaring: 24 maanden na het einde van de evaluatie, als er geen aankoop volgt.

3.4 Offertes, bestellingen en facturatie

• Gegevens: naam, zakelijke contactgegevens en functie van de contactpersonen bij de klant, bestel- en factuurgegevens.
• Doel: offertes opmaken, bestellingen uitvoeren, factureren, betalingen opvolgen.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met de onderneming van de contactpersoon uit te voeren (art. 6, lid 1, f) AVG), en voor de boekhouding een wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c) AVG).
• Bewaring: facturen en andere boekhoudstukken 10 jaar, de fiscale bewaartermijn sinds de wet van 20 november 2022 houdende diverse fiscale en financiële bepalingen (onder meer art. 60 Btw-Wetboek), te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na het jaar of boekjaar waarop ze betrekking hebben. De boekhoudkundige termijn van 7 jaar (art. III.88 Wetboek van economisch recht) is daarmee gedekt. Andere gegevens: zolang de klantrelatie duurt en 5 jaar daarna.

3.5 Licentiebeheer

• Gegevens: de onderneming die de licentie houdt, de contactpersoon, het licentietype, het licentiebestand en, bij een node-locked licentie, de machinevingerafdruk die de klant ons bezorgt.
• Doel: licentiebestanden leveren en vervangen, en de overdracht van licenties verwerken.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de licenties van onze klanten te beheren (art. 6, lid 1, f) AVG).
• Bewaring: zolang de licentie bestaat en 5 jaar daarna, omdat een eeuwigdurende licentie jaren later nog een vervangend licentiebestand kan vereisen.

3.6 Support

• Gegevens: naam en zakelijke contactgegevens van wie de supportaanvraag indient, en de inhoud van de aanvraag.
• Doel: de supportaanvraag behandelen.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om support te geven aan de onderneming van de aanvrager (art. 6, lid 1, f) AVG).
• Bewaring: 36 maanden na het afsluiten van de aanvraag, om terugkerende problemen te herkennen.
• Supportbundels en andere bestanden van de klant: persoonsgegevens daarin (bijvoorbeeld gebruikersnamen in logbestanden) verwerken wij als verwerker, in opdracht van de klant (Bijlage A bij de Algemene Verkoopvoorwaarden). We verwijderen ze 90 dagen na het afsluiten van de aanvraag. Voor die gegevens kunt u zich ook tot uw werkgever richten.

3.7 Controle volgens de sanctieregels

• Gegevens: naam van de onderneming, land en de namen van de contactpersonen.
• Doel: nagaan of een levering in strijd zou zijn met de exportregels of de sanctieregels van de Europese Unie.
• Rechtsgrond: een wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c) AVG), in het bijzonder de verboden in Verordening (EU) nr. 833/2014 en Verordening (EG) nr. 765/2006, en ons gerechtvaardigd belang om die regels aantoonbaar na te leven (art. 6, lid 1, f) AVG).
• Bewaring: 5 jaar na de controle.

3.8 Beveiligingsberichten per e-mail

• Gegevens: zakelijk e-mailadres.
• Doel: u op de hoogte brengen van kwetsbaarheden en Beveiligingsupdates.
• Rechtsgrond: voor de lijst waarop u zich zelf aanmeldt: uw toestemming (art. 6, lid 1, a) AVG). U kunt die op elk ogenblik intrekken via de link in elk bericht of via privacy@arnodiqa.com. Een bericht over een actief uitgebuite kwetsbaarheid of een ernstig beveiligingsincident dat de Software van uw onderneming treft, sturen wij aan de contactpersonen van klanten op basis van een wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c) AVG; art. 14, lid 8 Verordening (EU) 2024/2847); daarvoor kunt u zich niet afmelden.
• Bewaring: voor de lijst: tot u zich afmeldt; voor de contactpersonen van klanten: zoals in art. 3.5.
• Wij versturen geen nieuwsbrieven of reclame zonder uw voorafgaande toestemming.

3.9 Geschillen. Is er een geschil, dan bewaren wij de gegevens die daarvoor nodig zijn tot het geschil definitief is beslecht, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te verdedigen (art. 6, lid 1, f) AVG).

3.10 Verplichte gegevens. De factuurgegevens van art. 3.4 zijn wettelijk verplicht. Andere gegevens bent u niet wettelijk verplicht te geven, maar zonder de gegevens die art. 3.3 als verplicht aanduidt, of zonder contactgegevens, kunnen wij geen evaluatie, offerte, bestelling, licentiebestand of support afhandelen.

4. Herkomst van de gegevens

Wij verkrijgen de gegevens meestal van uzelf. Soms krijgen wij ze van uw werkgever of van een collega, bijvoorbeeld als u als contactpersoon in een bestelling wordt vermeld, of van een wederverkoper die de Software aan uw onderneming verkoopt. Het gaat dan om de gegevens van art. 3.4 tot 3.6.

5. Ontvangers

5.1 Wij geven persoonsgegevens alleen door aan: (a) dienstverleners die ze voor ons verwerken: onze e-maildienst (e-mail en opslag), ons boekhoud- en facturatiepakket (facturatie) en onze dienstverlener voor Peppol (verzending van elektronische facturen); (b) onze boekhouder en, bij een geschil, onze advocaat, die tot geheimhouding verplicht zijn; (c) een vervoerder, als u een levering op een gegevensdrager vraagt; (d) een overheid, als de wet ons daartoe verplicht.

5.2 Met elke dienstverlener van art. 5.1(a) hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten (art. 28 AVG).

5.3 De website draait op een eigen server van GoTrust in de Europese Unie. De gegevens van art. 3.1 worden daar verwerkt.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij verwerken persoonsgegevens in de Europese Economische Ruimte. Gebeurt een doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG) of passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 AVG). Op verzoek bezorgen wij een kopie van die waarborgen.

7. Beveiliging

Wij beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG), zoals versleuteling, toegangsbeheer met sterke authenticatie en het verwijderen van gegevens na de bewaartermijn.

8. Uw rechten

8.1 U hebt het recht op inzage (art. 15 AVG), verbetering (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18) en overdraagbaarheid (art. 20). U hebt het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 21). Een toestemming kunt u op elk ogenblik intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking vóór de intrekking.

8.2 Stuur uw verzoek naar privacy@arnodiqa.com. Wij antwoorden binnen een maand na ontvangst (art. 12, lid 3 AVG). Als wij twijfelen aan uw identiteit, kunnen wij bijkomende informatie vragen.

8.3 Gaat het om gegevens in een supportbundel of een ander bestand van uw werkgever, dan is uw werkgever verwerkingsverantwoordelijke. Wij sturen uw verzoek dan naar hem door en helpen hem het te beantwoorden.

9. Klacht

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be (art. 77 AVG). Wij stellen het op prijs als u ons eerst contacteert, zodat wij het probleem kunnen oplossen.

10. Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als onze verwerking wijzigt. De datum van de versie staat bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging brengen wij de klanten met wie wij een lopende relatie hebben op de hoogte.

11. Taal

Deze privacyverklaring bestaat in het Nederlands, in het Frans en in het Engels. Bij een verschil in betekenis gaat de Nederlandse versie voor.

12. Cookies en lokale opslag

12.1 De website gebruikt geen trackingcookies, geen marketingcookies, geen reclame en geen diensten van derden.

12.2 Bezoekersstatistieken. Om te zien hoe de website gebruikt wordt, tellen we paginabezoeken met Tracera, een cookieloze analysedienst die GoTrust bv zelf ontwikkelt en in België host. Bij een paginabezoek ontvangt Tracera het adres van de pagina, de verwijzende pagina, de afmetingen van het browservenster, het tijdstip en klikken op links naar andere websites. Tracera plaatst geen cookies, bewaart niets in uw browser, slaat uw IP-adres niet op en maakt geen profielen. Wij zien alleen totalen per pagina en per periode. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren (art. 6.1.f AVG). Er zijn geen andere ontvangers.

12.3 De website bewaart alleen wat strikt noodzakelijk is om de keuzes te onthouden die u zelf maakt: uw taalkeuze, uw keuze voor een licht of donker thema en uw keuze in de cookiebanner. Die gegevens staan in de lokale opslag van uw browser (localStorage), worden niet naar ons verstuurd en worden ten hoogste 12 maanden bewaard. Voor die opslag is geen toestemming nodig (art. 2.3).

12.4 Meer details staan op de pagina Cookies.